Nieuwe wetten, nieuwe voertuigen en thuiswerkers hebben allemaal invloed op de mobiliteit binnen een bedrijf. Denk aan elektrisch rijden, wetgeving rondom CO2-uitstoot en vastlegging van gegevens voor rapportage. Wij vertellen je alles over zakelijk rijden en wat er komt kijken bij het bijhouden van zakelijke kilometers.

Wat is zakelijk rijden?

Zakelijk rijden: wat is dat eigenlijk precies? Onder zakelijk rijden vallen alle ritjes die gemaakt worden voor een onderneming. Dit zijn dus gereisde kilometers die je maakt voor zakelijk gerelateerde werkzaamheden, maar ook de woon-werkkilometers. Door de diverse wetten in Nederland die betrekking hebben op belasting wordt het steeds belangrijker om alle zakelijke ritten zo nauwkeurig mogelijk bij te houden. Hier kunnen financiële voordelen uit gehaald worden en in sommige gevallen is het ook simpelweg verplicht. 

Kilometers en ritten registreren

Het kan om verschillende redenen belangrijk zijn om kilometers of ritten te registreren. In Nederland werken we met een reiskostenvergoeding, die onbelast € 0,21 per gereden kilometer is. Door precies bij te houden hoeveel kilometers jijzelf of een werknemer gereden heeft, kun je dus het juiste bedrag vergoeden. De belastingdienst kan echter streng zijn en gegevens van tot wel een paar jaar later nog steeds opvragen. Het is dus belangrijk om een betrouwbaar systeem voor kilometerregistratie te hebben, dat alle gegevens in jouw bedrijf goed verwerkt en opslaat.

Maakt jouw onderneming gebruik van zakelijke voertuigen, dan is het daarnaast ook belangrijk dat alle afgelegde ritten nauwkeurig bijgehouden worden. In Nederland mag de btw afgetrokken worden bij diverse kosten van een zakelijke (lease)auto. Je mag dan echter privé wel tot maximaal 500 kilometer per jaar rijden met deze zakelijke auto. Blijf je niet onder deze limit, dan moet je bijtelling over de auto betalen. Om privé en zakelijke ritten, ook in bijvoorbeeld deelauto’s, gemakkelijk en goed te registeren is het aan te raden om een zakelijke ritregistratie-app te gebruiken.

CO2-registratie voor zakelijke kilometers

Vanaf 2024 moeten alle grote bedrijven de CO2-uitstoot van hun zakelijke verkeer gaan registreren. Dit wordt gedaan om de doelen van het Klimaatakkoord van Parijs te behalen. Met behulp van CO2-registratie genereren bedrijven allereerst bewustzijn en inzicht in hun uitstoot, om zo hopelijk zelf (meer) maatregelen te nemen. Op de website van Moby kun je een CO2-registratie checklist vinden. Zo wordt de CO2-rapportageplicht begrijpelijk en kun je hier voor jouw bedrijf gestructureerd mee aan de slag.

Niet alleen voor grote bedrijven is het verminderen van CO2-uitstoot relevant. Het klimaat krijgt meer en meer aandacht en daarmee wordt het steeds belangrijker voor het imago van jouw organisatie – ongeacht grootte – om hiermee bezig te zijn. Door de CO2-uitstoot van auto’s te berekenen kun je bijvoorbeeld rijgedrag aanpassen, of zelfs kiezen voor een andere voertuigen voor zakelijke kilometers.

Zakelijk rijden goed organiseren vraagt om gebruik van de juiste systemen, die je helpen bij het betrouwbaar bijhouden van alle ritten, kilometers of CO2-uitstoot. Ze verminderen administratielast, bieden inzicht en maken het opstellen van rapportages stukken eenvoudiger.